Todo dono de empresa de serviço já passou por isso: o trabalho foi entregue, a nota foi emitida e o pagamento não veio. Na maioria das vezes, o cliente inadimplente não está de má-fé. Ele atrasou porque também tem o caixa apertado ou porque a cobrança se perdeu no meio de outras contas. Por isso, o caminho começa antes do atraso.
Prevenir no contrato
Um contrato claro evita boa parte dos atrasos. Vale deixar escrito:
- a data de vencimento e a forma de pagamento;
- a multa e os juros por atraso;
- o que acontece com o serviço se o pagamento atrasar além de um prazo;
- o reajuste anual.
Além disso, formas de pagamento automáticas, como boleto recorrente ou débito programado, reduzem o esquecimento. Para serviços longos, cobrar uma parte no início também protege o caixa.
Cobrar sem desgastar a relação
Uma cobrança organizada é mais eficiente do que uma cobrança insistente. Em geral, funciona assim:
- Antes do vencimento: um lembrete simples, com o boleto ou a chave de pagamento.
- No dia seguinte ao vencimento: uma mensagem cordial, perguntando se houve algum problema.
- Depois de alguns dias: um contato direto, propondo uma solução, como um novo prazo ou um parcelamento.
- Se nada resolver: aplicar o que o contrato prevê e, em último caso, buscar a cobrança formal.
O tom faz diferença. Afinal, o objetivo é receber e, se possível, manter o cliente.
O cliente inadimplente e o imposto
Este é o ponto que pouca gente conhece. Dependendo do regime da empresa, o imposto é devido quando a nota é emitida, e não quando o cliente paga. Ou seja, a empresa pode pagar imposto sobre um dinheiro que ainda não recebeu.
Tanto o Simples Nacional quanto o Lucro Presumido permitem que a empresa adote o regime de caixa, em que a receita conta só quando o dinheiro entra. Assim, o atraso do cliente não vira imposto antecipado. Porém, essa opção tem regras e precisa estar feita. Portanto, vale confirmar com o contador qual é o regime da sua empresa.
Proteger o caixa quando um cliente inadimplente atrasa
Um único cliente que atrasa pode atrasar também os salários e os impostos da empresa. Por isso, duas proteções ajudam muito:
- Não depender demais de um cliente só, sempre que possível.
- Ter uma reserva para atravessar alguns meses de recebimento mais fraco, como mostramos em quanto a empresa deveria guardar de reserva.
Se a inadimplência está pesando no caixa da sua empresa, fale com a ATTENT pelo WhatsApp.
Fontes: Resolução CGSN 140/2018, art. 16 (regime de caixa no Simples); Instrução Normativa RFB 1.700/2017, art. 223 (regime de caixa no Lucro Presumido).
