Certidão negativa de débitos: como manter

Certidão negativa de débitos: para que serve e como manter em dia

A certidão negativa de débitos costuma ser lembrada só quando alguém pede: um cliente grande, um banco, uma licitação. E, muitas vezes, é nessa hora que a empresa descobre uma pendência que nem sabia que existia. Por isso, vale entender como ela funciona antes de precisar dela com pressa.

O que é a certidão negativa de débitos

Em resumo, é um documento que mostra que a empresa não tem dívidas em aberto com um órgão público. Além disso, cada órgão emite a sua, e quase todas saem pela internet, na hora, quando não há pendência.

Quando a empresa tem dívidas, mas elas estão parceladas e em dia, ou suspensas por decisão, o órgão emite a certidão positiva com efeitos de negativa. Desse modo, ela vale como a negativa.

As certidões mais pedidas

Federal: uma certidão conjunta da Receita Federal e da Procuradoria da Fazenda. Vale por 180 dias.
FGTS: o Certificado de Regularidade do FGTS, emitido pela Caixa. Vale por 30 dias.
Trabalhista: a certidão da Justiça do Trabalho, que mostra se a empresa tem dívidas em processos trabalhistas. Vale por 180 dias.
Estadual e municipal: cada estado e cada prefeitura têm a sua, com regras e prazos próprios.

Para que a empresa precisa dela

Clientes maiores, que exigem a certidão para contratar e, às vezes, para pagar cada nota.
Licitações e contratos com o governo.
Crédito e financiamento em bancos.
Venda de imóvel em nome da empresa e outras operações formais.

Ou seja, a certidão pode ser a diferença entre fechar ou perder um contrato.

O que costuma impedir a emissão

Nem sempre o problema é um imposto atrasado. Em geral, os motivos mais comuns são:

uma guia que ficou sem pagar ou foi paga com valor errado;
uma declaração que não foi entregue, mesmo sem imposto a pagar;
uma parcela atrasada de um parcelamento;
um cadastro desatualizado.

Sem dúvida, o segundo motivo surpreende muita gente. Afinal, a empresa pode estar com todos os impostos pagos e, ainda assim, ter a certidão negada por uma declaração em falta.

Como manter a certidão negativa de débitos em dia

A melhor forma é não esperar o pedido do cliente. Assim, vale emitir as certidões principais todo mês, ou pedir que o contador faça isso, e resolver qualquer pendência enquanto há tempo.

Se a sua empresa precisa de uma certidão e encontrou uma pendência, fale com a ATTENT pelo WhatsApp. Se for o momento de mudar a forma como isso é acompanhado, veja também como trocar de contador sem dor de cabeça.